Partager la connaissance dans une grande organisation | TAK

Une grande organisation s'articule autour de nombreux services, avec au sein de ces derniers des équipes de tailles variables. Un des principaux enjeux pour le top management de ces entreprises, est de parvenir à orchestrer harmonieusement les actions de chacun et de maximiser la création de valeur.

Pour cela la communication et le partage de l'information sont essentiels. Parmi ces informations, de simples données sans grande valeur, et d'autres bien plus précieuses pour l'organisation : la connaissance et l'expérience de ses employés.

Alors comment réussir le défi de bien organiser le partage de la connaissance dans une grande entreprise ?

Des moyens et des formats variés

En matière de partage de la connaissance, le spectre est assez large : documentation, partage de fichiers, tutoriels, guides, conférence, réunions. La connaissance se partage de multiple manières dans une entreprise, et parfois même sans que cela soit complètement formalisé. Les moyens de la partager varient d'une culture d'entreprise à une autre, ou également au sein d'une même entreprise en fonction des générations ou des préférences de chacun.

Pour se rendre compte de cette diversité, nous avons constitué une liste non exhaustive des moyens de partage la connaissance dans une organisation (de façon formelle ou informelle) :

• via des wikis internes
• via des emails d'entreprise
• via des réseaux sociaux d'entreprise
• via du contenu publié : les articles / guides contenus / blog intranet
• via des plateforme de formations
• via des réunions / conférences
• via des dashboard ou reporting partagés
• via des documents de passation
• via des moments de job shadowing

etc.

Cette liste nous emmène vers la conclusion suivante : pour un partage de la connaissance efficace et équilibré entre tous les salariés, il est indispensable pour une grande entreprise de l'organiser.

Organiser le partage en interne

Pour optimiser le partage de la connaissance, il est important que l'équipe managériale d'une organisation d'une part offre un cadre et des moyens, et d'autre part communique sur cette organisation afin qu'elle soit connue et utilisée par tous.

Pour donner un cadre, voici des premiers éléments qui peuvent aider à insuffler une culture du partage dans une organisation :

• sensibiliser ses équipes au partage de la connaissance en leur explication la démarche et l'intérêt.
• mettre à disposition des outils efficaces, et faire en sorte qu'ils soient connus de tous.
• organiser des rituels de partage : en fin de réunion, en fin de projet, avant de quitter un poste.
• réserver aux employés des temps dédiés au partage, en dehors de leur temps de travail lié à de la production.
• organiser l'information partagée : la clé pour les employés est de pouvoir trouver l'information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin (outil centralisé avec recherche, tags, catégories, etc.).
• communiquer sur ces dispositifs via la communication interne.
• partager régulièrement des extraits de ce partage de la connaissance en interne pour montrer l'intérêt et les bienfaits à ses collaborateurs, et favoriser l'utilisation des outils.
• faire adopter un réflexe de consultation de ces données partagées à différents moments des projets : observation des retours d'expérience du précédent projet lors d'un lancement de nouveau projet sur un thème connexe, analyse des statistiques du lancement d'un précédent produit avant lancement d'un nouveau, etc.

L'organisation doit valoriser à sa juste valeur ces moments passés par chaque employé à partager la connaissance, car il s'agit du capital de l'entreprise.

Le définir comme une culture

Au-delà des formats et des moyens de partager la connaissance, c'est la culture qui va permette de développer le partage de la connaissance dans son organisation.

L'organisation devrait avoir pour obsession de conserver toute l'expérience de ses collaborateurs afin qu'elle soit partagée à tous et qu'elle vienne s'ajouter au capital de l'entreprise.

Un secteur qui documente souvent bien sa connaissance, est celui de l'IT. En effet, les développeurs sont habitués à documenter chaque ligne de code, et les chefs de projet à manipuler des dossiers de spécifications techniques et à rédiger des REX soit des retours d'expérience sur un projet. Mais finalement il devrait être habituel dans tous les secteurs d'activités et dans tous les services de partager ce type d'information.

Le défi est donc d'impliquer le plus grand nombre jusqu'à arriver à une culture du partage, par la sensibilisation ou le recrutement de personnes avec des valeurs en accord avec l'idée de partage : esprit d'équipe, esprit de synthèse, pédagogie, entraide, ouverture, etc.

Les conseils de Tak pour favoriser le partage de la connaissance

• Proposer des outils d'entreprise performants, avec une bonne expérience utilisateur, pour inciter les employés à migrer de leurs outils personnels vers les outils corporate. Quelques exemples : Notion, Evernote, OneNote, etc.
• Mettre en place des processus de partage pour les différentes phases d'un projet, et définir où l'information doit être conservée : cadrage lors de l'initialisation, retour d'expérience en fin de projet, etc.
• Mettre en place des processus de partage pour les différents moments de la vie d'un employé : rapport d'étonnement lors de la prise de poste, fiche de passation lors d'un changement de poste, bilan et recommandations en fin d'année, etc.
• Organiser des sessions de partage de la connaissance formalisées sous des formes multiples pour que chacun y trouve son compte : lab sharing, peer coaching, ateliers, workshop autour d'une thématique, job shadowing, mentoring, session d'intelligence collective, etc.
• Créer des communautés de pratique par métier au sein de l'organisation et leur offrir les outils pour conserver les informations échangées.
• Aborder le sujet selon la philosophie suivante : "répétition" = "processus" = "documentation". En clair, dès qu'une tâche devient répétitive il peut être intéressant de la transformer en processus puis de la documenter. En effet, cela réduira le temps d'exécution pour la prochaine fois, et en étant documenté et partagé cela pourra aider d'autres personnes à réaliser la tâche mieux ou plus vite.

Le partage de la connaissance, une opportunité également en externe

Le partage de la connaissance est une opportunité bien identifié en interne, mais peut également l'être en externe. Il peut s'avérer intéressant de partager sa connaissance avec des partenaires mais aussi avec sa cible. Son expertise a bien souvent une valeur insoupçonnée pour les personnes intéressées par la proposition de valeur d'une entreprise.

Développer un partage de la connaissance en externe grâce à une stratégie de création de contenu peut permettre d'accroître sa visibilité, et de développer l'image de son entreprise.

L'objectif peut même être de communiquer son savoir avec pour vision de devenir un média, pour démontrer son expertise, gagner en crédibilité, et surtout apporter une vraie valeur différenciante à sa cible tout au long de l'expérience client.