Voici 7 remèdes pleins de bon sens pour réduire le temps passé en réunion.

August 24, 2021
Rédigé par
Martin Conroy

Table des matières

  1. Définir des bonnes pratiques au sein de votre équipe
  2. Instaurer une journée no-meetings
  3. Dire tout simplement non aux réunions
  4. Proposer une alternative plus efficace
  5. Diviser pour mieux régner
  6. Utiliser des nudges
  7. Organiser des reverse meetings

En moyenne, vous perdez 15 jours par an en réunion mais ce n’est pas une fatalité. Découvrez qu’il y a des alternatives pour prendre des décisions en réunion. Changez votre façon d’organiser vos réunions.

Apprenez à ne plus aller en réunion. 

Nos 7 Astuces pour réduire le temps passé en réunion

La pandémie mondiale a bousculé les habitudes de travail de bon nombre de travailleurs. Les réunions n’ont pas échappé à la révolution puisqu’elles occupaient déjà une majeure partie de notre quotidien et que le télétravail a fait augmenter notre nombre de réunions de près de 13%.

Ce phénomène s’explique par plusieurs facteurs. D’abord, la pandémie est venue avec son lot d’incertitudes, qui justifient le besoin de se concerter, et de trouver de nouvelles solutions. L’autre raison évidente est la plus grande disponibilité des télétravailleurs qui n’ont pas eu à se déplacer pour aller au travail ou dont la plupart des activités de loisirs étaient mises en pause. Cette disponibilité accrue a libéré de nouveaux créneaux possibles. Enfin, le fait de mener des réunions à distance a facilité leur organisation. On peut aujourd’hui facilement organiser un meeting d’une centaine de personnes en quelques clics, quand, avant la pandémie, il aurait fallu réserver une salle suffisamment grande, prévoir le temps que les gens se déplacent, s’installent, mettre à disposition des rafraîchissements, etc.

Dans un souci de productivité, de gain de temps, et d’amélioration du bien-être au travail, TAK teste pour vous 7 solutions Less Is More pour réduire et optimiser le temps passé en réunion.

Voir chiffres Atlassian. 

Définir des bonnes pratiques au sein de votre équipe ou de votre organisation

o   Une réunion doit être préparée

Une réunion préparée sera forcément plus productive. Pour cela, il est important de définir à l’avance quelques points, que nous verrons par ailleurs, pour garantir l’efficacité de la réunion. En 2018, selon le Baromètre Wisembly IFOP 2018, 42 % des interrogés estimaient effectivement que les réunions auxquels ils sont invités sont « rarement préparées correctement »

o   Une réunion doit avoir un responsable qui sera en charge de définir et de partager le programme de la réunion

En tant que responsable, il doit également jouer le rôle de timekeeper pour s’assurer que le programme de la réunion est suivi et que la réunion commencera et se terminera en temps et en heure. La certitude pour les participants que les horaires des réunions seront respectés les poussera naturellement à se tenir aux programmes établis.

o   Une réunion doit avoir un objectif précis

« Celui qui n’a pas d’objectifs ne risque pas de les atteindre » disait Sun Tzu. Cela s’applique également pour les réunions. Définissez ce que vous attendez d’une réunion, que ce soit un planning, une prise de décision, des prochaines étapes d’avancées, une nouvelle organisation, le passage d'informations. Si votre objectif est clair, alors vous pourrez établir le programme de la réunion qui permettra de l’atteindre et vous pourrez spécifier la contribution que vous attendez de chaque participant. En effet,  toujours selon le Baromètre Wisembly IFOP 2018, plus d’un interrogé sur cinq estime que « les participants aux réunions auxquelles [ils] assiste[nt] savent rarement pourquoi ils sont là ».

o   Définir une durée de réunion par défaut (30mn ou 1h généralement) et exiger que les réunions qui dépassent la durée par défaut soient justifiées.

§  Les réunions à rallonge sont les réunions les moins efficaces. La capacité de concentration des participants dépasse rarement l’heure et il est donc préférable de diviser une réunion longue en plusieurs réunions courtes (peut-être simplement entrecoupées d’une pause) avec chacune un objectif défini. Pour éviter ces longues réunions, des entreprises comme Facebook obligent les organisateurs à envoyer une justification aux invités d’une réunion pour expliquer pourquoi la durée de celle-ci dépasse la durée par défaut définie au sein de l’organisation.

Instaurer une journée No-Meetings

Instaurer une journée No-Meetings, c’est dédier une journée entière par semaine à l’accomplissement de tâches en proscrivant l’organisation de réunions. C’est une pratique de plus en plus courante dans les grands groupes.  Cette journée No-Meetings permet aux membres d’une équipe d’avoir au moins une fois par semaine une longue plage de concentration ininterrompue pour pouvoir traiter des sujets plus complexes. Pour les managers les plus concernés par des agendas « meeting-driven », c‘est-à-dire des agendas dictés par les réunions, cela leur permet notamment de consacrer au moins une journée hebdomadairement à faire, plutôt qu’à présenter des résultats ou rencontrer des candidats par exemple.

Dire non aux réunions

Pour réduire le temps passé en réunion, il faut apprendre à dire non à certaines réunions. Cela peut paraître évident, mais ce n’est pas toujours aisé à appliquer.

Voici 4 bonnes raisons de dire non :

o   Il est prématuré pour vous de rentrer dans ce sujet ou projet :

Rappelez-vous à quel point il est facile d’ajouter quelqu’un à un meeting sur Outlook/Gmail. Peut-être êtes-vous victime d’un fou de la gâchette qui a invité tous les contributeurs potentiels à son brainstorming, quand bien même votre apport pourrait attendre que la réflexion sur le sujet soit plus mûre.

o   Vous n’êtes pas la bonne personne :

Prenez une minute pour réfléchir à votre valeur ajoutée dans la réunion. Qu’attend-on de vous ? Parfois cette question vous fera réaliser que vous n’êtes simplement pas la bonne personne pour cette réunion.

o   Vous êtes trop senior :

Déléguez votre réunion à un membre de votre équipe. Au-delà de lui prouver votre confiance pour vous remplacer sur certains sujets, vous pourrez bénéficier des prises de notes de votre collègue que vous aurez préalablement briefé sur des points d’attention à avoir.

o   La réunion ne vous concerne pas dans son intégralité :

Partez lorsque la réunion s’oriente vers des sujets qui ne vous concernent plus, ou au contraire rejoignez la réunion lorsque celle-ci aborde les sujets qui vous concernent. Pour cela, il est nécessaire de connaître le programme de la réunion. D’une part, vous vous assurez que la réunion est cadrée et donc plus efficace et, d’autre part, cela vous donne la possibilité de choisir le créneau dans lequel vous avez le plus à apporter ou à recevoir. A défaut d’un programme, vous pouvez vous-même suggérer qu’on aborde tel ou tel sujet en début ou en fin de réunion, ou qu’on vous « ping » pour vous prévenir que le sujet va être abordé et qu’il est temps pour vous de rejoindre la réunion. 

Proposer une alternative

o   Une vidéo

Mis en œuvre dans une société fromagère, l’introduction du format vidéo permet de présenter un nouvel outil ou une nouvelle fonctionnalité. La vidéo peut être le film d’une réunion ou un outil de communication en lui-même. Elle peut être structurée pour retrouver facilement l’information, scriptée pour un discours plus fluide, de  meilleure qualité (pas de problème d’internet et on peut refilmer les éventuels ratés), elle peut-être revue n’importe quand.

o   Un email

C’est la solution idéale pour le partage d’informations notamment, et on garde une trace écrite des questions et réponses qui surviennent.

o   La messagerie instantanée (Slack, Teams, …)

Commencez un canal de discussion avec les potentiels contributeurs à la réunion et rappelez quelques bonnes pratiques comme utiliser les « fils de discussion » pour mieux structurer les échanges. Cela permet essentiellement aux contributeurs de participer en asynchrone.

o   Un café/déjeuner

Pour des points plus informels,  comme la rencontre d’un nouvel arrivant, il est facile de trouver des alternatives qui permettent de sortir sa tête de l’écran et d’aborder des sujets dans un cadre plus agréable.

o   Un Mind Map (Miro)

Il existe une multitude d’outils « tableau blanc » qui permettent de creuser des idées de façon plus visuelle et engageante. Le Mind Mapping consiste à créer une « cartographie mentale », soit un schéma graphique qui rassemble et structure un ensemble d’idées, d’informations et d’interrogations. Au-delà de livrer un schéma très visuel, le mind mapping permet la collaboration asynchrone et à distance.

https://www.mindmapping.com/fr/mind-map

Divide and conquer

o   Elaborez une stratégie d’équipe pour que tous les membres de l’équipe n’aient pas à participer à toutes les réunions. Ne tombez pas dans le FOMO (fear of missing out) par peur de ne pas participer à une réflexion ou une prise de décision et, au contraire, faites confiance à vos collaborateurs sur leur capacité à vous représenter notamment en les aidant à comprendre vos enjeux et vos besoins.  Pour les victimes de FOMO, la COVID a engendré un phénomène dont il faut se méfier et qu’on pourrait appeler le « ghost and conquer ». Ce serait la pratique qui consiste à rejoindre une réunion sans activer à aucun moment son micro ou sa caméra. Outre le fait que cela ne semble pas très respectueux, la facilité de « participer » à toutes les réunions peut motiver le fait d’y assister et faire grimper le nombre de réunions du ghost tout en faisant baisser sa productivité.

Utiliser des « nudges »

o   Les nudges sont des techniques qui permettent d’inciter à un comportement donné sans contrainte. L’exemple le plus connu est la mouche dessinée dans les urinoirs qui incite les hommes à faire moins d’éclaboussures. Un autre exemple consiste pour les municipalités à placer des panneaux numériques indiquant la vitesse des voitures qui passent, ce qui pousse généralement les conducteurs à ralentir.

o   Pour réduire vos temps de réunions, vous pouvez également vous servir de certains nudges qui, s’ils sont bien appliqués, peuvent vous aider.

o   Sur Gmail et Outlook, il est possible de changer la durée par défaut d’une réunion. En la raccourcissant à votre niveau ainsi qu’au niveau de l’organisation, il y a de grandes chances que la durée moyenne des réunions se réduise.

o   Sur Outlook, il existe même une option paramétrable qui écourte automatiquement la durée des réunions pour permettre aux personnes qui enchaînent les réunions les unes après les autres d’avoir quelques minutes de battement entre chaque réunion.

Le reverse meeting dans le monde covid

o   Le reverse meeting consiste à mettre en place des plages horaires « ouvertes » durant lesquelles les membres d’une équipe doivent être disponibles sur un lien meet/zoom, de la même façon que s’ils étaient au bureau.

Imaginez par exemple que vous devez recueillir les feedbacks de quatre collègues qui utilisent l’outil de facturation sur lequel vous travaillez. Si vous organisez une réunion d’une heure pour échanger avec eux, ce seront finalement 5 heures de temps que vous aurez consommées.

A l’inverse, si vous sollicitez individuellement 15 minutes avec chacun d’entre eux, ce ne sont que 2 heures au total que vous consommez, soit un gain de temps de 60% ! Et si besoin il y a de mutualiser les feedbacks, alors cela peut se faire en asynchrone après que vous avez synthétisé les échanges.

Conclusion :

Du B-A BA, aux conseils plus difficiles à mettre en œuvre, la rationalisation des réunions fait toute la différence sur la productivité d’une équipe et l’amélioration des interactions professionnelles au quotidien. Testé et approuvé !

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